- Algemeen
1.1. Activiteiten en trainingen georganiseerd door of namens Regio Scouting Eindhoven worden bij voorkeur, maar niet uitsluitend binnen de grenzen van de Regio gehouden.
1.2. Voor deelnemers is voor de betreffende activiteit vooraf middels inschrijfbevestiging bekend wanneer zij welkom zijn op de locatie van de activiteit of training. Eerder en later aanwezig zijn is niet mogelijk, tenzij individueel anders is afgesproken.
1.3. Doelgroep:
– 1.3.1. De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. Per training of activiteit wordt de minimum en maximum leeftijd vastgesteld en gecommuniceerd. Voor activiteiten zal deze leeftijd van de (jeugd)leden doorgaans overeenkomen met de leeftijd voor de betreffende speltak.
– 1.3.2. Inschrijven is mogelijk voor iedereen die geregistreerd staat als kaderlid in Scouts Online. Indien het een activiteit voor jeugdleden betreft, geschiedt inschrijving door een kaderlid van de betreffende speltak of groep.
– 1.3.3. Alle deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Uitzonderingen enkel in overleg met het regiobestuur.
- Inschrijving
2.1. De inschrijving voor de training of de activiteit van Regio Scouting Eindhoven gebeurt per deelnemer of per groep door middel van het online inschrijfformulier. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle gegevens.
2.2. Door inschrijving verklaart de deelnemer akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden en daarmee ook met eventuele extra voorwaarden. Indien van toepassing zullen deze apart worden gecommuniceerd en te vinden zijn op de website van de activiteit of van Regio Scouting Eindhoven.
2.3. De deelnemer verklaart aan Regio Scouting Eindhoven dat de eventueel verschuldigde deelnemersbijdrage volledig en op tijd betaald wordt.
2.4. Voor iedere activiteit en training is een inschrijftermijn vooraf bepaald. Deze wordt gecommuniceerd middels de nieuwsbrief/mailing en is op het inschrijfformulier zichtbaar. Na deze datum is inschrijving niet meer mogelijk.
2.5. Enkele trainingen of activiteiten kennen een maximum aantal deelnemers, deelnemende ploegen of deelnemende groepen. Deze aantallen worden vooraf gecommuniceerd en waar mogelijk gepubliceerd. Na bereiken van maximum aantal is inschrijven niet meer mogelijk.
Wel kan de mogelijkheid worden geboden om op de ‘wachtlijst’ geplaatst te worden.
2.6. De inschrijving is pas definitief wanneer de eventuele deelnemersbijdrage is betaald.
2.7. Per training of activiteit wordt bepaald tot welk moment een inschrijving nog kan worden gewijzigd of geannuleerd en onder welke voorwaarden. Deze gegevens worden vooraf gecommuniceerd en in de bevestiging van inschrijving gepubliceerd.
- Betaling
3.1. De deelnemersbijdrage voor activiteiten en trainingen is enkel om de kosten te dekken voor het organiseren van de activiteit of training.
De deelnemersbijdrage is vooraf bekend en gecommuniceerd en staat vermeld in het inschrijfformulier.
3.2. Voorafgaand aan de activiteit is gecommuniceerd wat de deelnemers ‘krijgen’ voor het deelnemersgeld.
3.3. Indien het verschuldigde bedrag meer is dan 0 euro (zegge nul euro) dan wordt na inschrijving een factuur opgesteld van het verschuldigde bedrag. De deelnemer die verantwoordelijk is voor inschrijving is daarmee ook verantwoordelijk dat het factuurbedrag wordt betaald door middel van overboeking naar de bankrekening van Stichting Scouting Eindhoven.
3.4. Wanneer te laat wordt afgemeld kan het voorkomen dat een deel of de volledige deelnemersbijdrage alsnog moet worden betaald of niet wordt terugbetaald.
3.5. In het geval van annulering bij bijzondere omstandigheden wordt een beslissing over betaling genomen door de organisatie of de Penningmeester van de Regio. Een annulering dient altijd schriftelijk te gebeuren, bij voorkeur per e-mail.
- Verzekering
4.1. Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/mijnscouting/financien/verzekeringen
4.2. Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd, hiervoor kan een verzekering worden afgesloten via de ScoutShop. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/mijnscouting/financien/verzekeringen
4.3. Elke Nederlandse deelnemer is zelf verzekerd tegen ziektekosten.
4.4. Regio Scouting Eindhoven, Scouting Nederland noch de organisatie van de training of de activiteit kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de training of activiteit.
- Overige voorwaarden
5.1. Regio Scouting Eindhoven heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens de training of activiteit gemaakt wordt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden ten behoeve van Scouting zonder individuele toestemming van de deelnemer.
5.2. Bij grote activiteiten kan het voorkomen dat er aanvullende (kamp)regels worden opgesteld. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich op de hoogte stellen van- en zich houden aan deze (kamp)regels. De organisatie behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot maatregelen waaronder verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de training of activiteit. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden op de website van de activiteit of van Regio Scouting Eindhoven. Deze worden altijd vooraf gecommuniceerd.
5.3. Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van de Regio Scouting Eindhoven zoals nieuwsberichten, brieven en de deelnemersinformatie. Elke deelnemer is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van
zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem ‘scouts online’ (https://sol.scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.
5.4. In alle gevallen waarin deze deelnemersvoorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie van de activiteit of training, eventueel in overleg met het bestuur van Regio Scouting Eindhoven.
5.5. Het staat het bestuur van Regio Scouting Eindhoven altijd vrij om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen wanneer verdere aanvulling of aanpassing noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden middels de website van Regio Scouting Eindhoven.
